Sai che i dati contenuti nella casella PEC vanno conservati a norma per 10 anni?

Cos’è

Normativa

I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ. Inoltre, i messaggi PEC che presentano un contenuto rilevante ai fini commerciali devono essere conservati anche per soddisfare la norma fiscale (art. 22 del d.P.R. 600/73).

Conservazione Obbligatoria della Posta Elettronica Certificata (PEC)

La PEC è un documento aziendale e come tale per il codice civile (art. 2214 e 2220) le imprese la devono conservare per dieci anni al pari di fatture, lettere e telegrammi, ecc…

Essendo i messaggi PEC dei documenti informatici, l’art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD) dispone che la conservazione degli stessi deve essere eseguita nella modalità digitale secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione.

Soggetti Obbligati

Sono gli utilizzatori delle PEC, privati o PA (Pubblica Amministrazione) che devono provvedere alla conservazione digitale dei propri messaggi PEC e relative notifiche.

E’ onere dell’utilizzatore della PEC procedere ad una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata. Il Gestore della PEC, infatti, è obbligato a conservare per 30 mesi i soli log degli invii/ricezioni che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC.

Come funziona

Conserva PEC è il servizio offerto dalla Snlinform@tica di Salvatore Longo partner ArubaPec che ti permette di conservare a norma le PEC con le relative ricevute di notifica. Grazie alla marcatura temporale della conservazione digitale si prolunga di fatto la validità nel tempo della PEC.

Il processo e la responsabilità sono delegati ai conservatori del gruppo Aruapec SPA certificati ISO e accreditati presso AGID.

Il servizio Conserva PEC è in grado di colloquiare con tutti i Gestori di Posta Elettronica Certificata

Il processo avviene secondo il seguente schema di massima:

Il processo consente di:

• monitorare automaticamente gli account PEC senza alcun intervento da parte dell’utente rimanendo di fatto completamente trasparente per l’utente finale.
• archiviare e conservare digitalmente in messaggi PEC e le relative notifiche.
• liberare spazio dall’account di posta, le PEC conservate possono essere cancellate manualmente dall’utente oppure in modalità automatica da parte del servizio.

Il servizio tecnicamente monitora lo stato di ricezione delle nuove PEC direttamente nella casella del gestore PEC. Almeno una volta al giorno, tramite una connessione IMAP, il servizio prende in carico tutti i messaggi presenti nella INBOX e si occupa di produrre i rispettivi pacchetti da versare al sistema di conservazione.

Vantaggi

• 100% Legale – Adempimenti di legge garantiti e massimo controllo dei costi.
• Sicuro – Delega completa della conservazione a norma.
• Facilmente ricercabile – Ricerca in maniera semplice e veloce anche sui dispositivi smart.
• Semplice – Una volta attivato il servizio le PEC saranno conservate al sicuro per tutta la durata del contratto.
• Integrabile – Qualunque sia il provider è possibile archiviare e conservare le PEC in modo automatico.
• Trasparente – La conservazione non richiede interventi da parte dell’utente.

I costi dell’upgrade dello spazio di conservazione li puoi richiedere compilando il modulo sotto riportato.